La transformation numérique des entreprises a engrangé de nombreux changements. Parmi ceux-ci se trouve un phénomène majeur consistant à dématérialiser tous les supports de travail. Ainsi, les documents au format papier (factures, contrats, etc.) sont remplacés par des versions numériques. Si vous êtes professionnel, vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de gestion : par exemple, vous pouvez faire appel à ISI Solutions pour la gestion électronique de vos documents. La dématérialisation apporte de très nombreux bénéfices aux entreprises, dont un avantage économique non négligeable.
La dématérialisation des documents : qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit du processus qui consiste à remplacer un document physique par un support numérique. Les stratégies « zéro papier » se développement de plus en plus dans les entreprises, et on peut alors distinguer deux sortes de digitalisation :
- La digitalisation native, qui concerne les nouveaux documents qui n’ont pas de version papier et sont reçus directement dans un format digital ;
- La digitalisation duplicative, qui consiste à créer un document digital pour chaque document papier existant.
La dématérialisation des documents et ses nombreux avantages
Si la dématérialisation a rencontré un franc succès, c’est avant tout grâce aux multiples avantages qu’elle offre aux entreprises. En effet, ce processus leur permet de gagner du temps et de l’argent, mais aussi de faciliter certaines tâches et de tendre vers une gestion plus écologique.
Gagner du temps
Les documents au format papier réclament beaucoup de temps en termes d’impression, de classement et de rangement. Ces tâches sont à la fois chronophages et fastidieuses, et elles nécessitent de la rigueur et de la concentration. Grâce à la dématérialisation des documents, vous gagnerez tout ce temps et pourrez le réinvestir dans des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Gagner de l’argent
Le coût de toutes les tâches liées aux documents papier est impressionnant : les ramettes de papier, les impressions, les enveloppes et les timbres, sans parler des pochettes, classeurs, intercalaires et autres outils de classement. S’ajoutent à cela le prix du stockage en lui-même : un espace dédié, du mobilier, etc. Une étude a démontré qu’environ 3 % du chiffre d’affaire annuel des entreprises était consacré au papier. La dématérialisation des documents représente alors un gain économique non négligeable qui peut atteindre, selon la taille et le secteur de l’entreprise, plusieurs milliers d’euros.
Gagner en productivité
La dématérialisation des documents possède également un avantage en termes de productivité des collaborateurs. Elle facilite le télétravail, mais aussi le travail en commun. En effet, la majorité des outils utilisés de nos jours sont collaboratifs et permettent de travailler seul ou à plusieurs sur différents projets. Concernant le travail à distance, dont l’essor a été fulgurant lors des confinements successifs de ces dernières années, les collaborateurs ont eu besoin de simultanéité et d’instantanéité, besoins auxquels la numérisation des documents a parfaitement répondu.
La dématérialisation des documents permet à tous les collaborateurs d’accéder rapidement et facilement aux documents dont ils ont besoin. Cela leur permet de gagner du temps et donc d’être plus productifs. De plus, les multiples fonctionnalités des logiciels de PDF ou de traitement de texte favorisent la simplicité du traitement et de l’échange des documents.
Gagner de la place
L’un des principaux avantages de la dématérialisation est le gain de place qu’elle engendre. Les collaborateurs ont dit au revoir aux piles de documents empilées sur le coin du bureau, aux armoires de rangement, et aux locaux entièrement dédiés au stockage et à l’archivage. La dématérialisation réduit donc la surface nécessaire pour vos locaux ainsi que les frais qui sont liés au stockage.
Favoriser l’écologie
En plus de rendre le travail plus efficace et plus pratique, la dématérialisation possède un avantage écologie indéniable. En effet, la consommation de papier est drastiquement réduite, ce qui permet de diminuer les coûts écologiques liés à la production de papier, d’encre, ou encore de timbre.
Des avantages économiques
Bien que la dématérialisation comporte énormément de bienfaits, ils servent tous le même but : l’économie de l’entreprise. En effet, tous ces avantages ont la même conséquence sur les entreprises, à savoir un avantage économique non négligeable :
- Le gain de temps permet de réduire les dépenses liées aux salaires ;
- Le gain de productivité permet à l’entreprise de travailler plus efficacement, et donc d’obtenir un meilleur rendement ;
- Le gain de place permet d’éviter les dépenses (de temps et d’argent) en matière de stockage, de classement et d’impression.